Du willst Deine energiewirtschaftlichen Prozesse und Daten auf eine neue Plattform umziehen? Und das natürlich schnell und reibungslos. Wer Berater für diese Aufgabe sucht kommt am digitalen „Umzugsunternehmen“ Natuvion schwer vorbei. Die Walldorfer Spezialisten bewegen natürlich keine Tische oder Aktenschränke, sondern geschäftskritische Daten und Prozesse. Mit diesem Know-how ist Natuvion einer der zentralen Umsetzungspartner von powercloud. Aber worauf kommt es im Detail beim Daten-Umzug von Energieversorgern (EVU) an? Wir haben die 6 wichtigsten Tipps für Dich zusammengetragen.
„Wo stehe ich eigentlich heute?“, nach Marco Beicht, CEO von powercloud ist das die Mutter aller Fragen am Anfang eines Projektes. „Denn der digitale Umzug auf die powercloud ist kein Tausch einer IT-Software. Unsere Kunden starten eine Transformation ihrer gesamten Organisation und Prozesse mit dem Ziel neue Produkte anzubieten und ihre Effizienz zu erhöhen!“ so Beicht.
Als Umzugsexperte kennt Holger Strotmann, Geschäftsführer von Natuvion, diese Herausforderung. „Die powercloud arbeitet cloudbasiert mit einem spezifischen Daten- und Prozessmodell. Natürlich passt das nicht in jedem Detail zum bisherigen Datenmodell. Deswegen ist Transparenz bei Projektbeginn erfolgskritisch. Was ist der Status Quo zur IT- und Prozessarchitektur und der darin genutzten Daten? Und genau hier profitieren Energieversorger von der Expertise der Natuvion. Die Umzugsspezialisten kennen die Datenstrukturen der powercloud aus zahlreichen Projekten und bringen auch gleich bewährte Analyse- und Umzugswerkzeuge mit.
6 Empfehlungen für den erfolgreichen Umzug
1. Den alten Datenbestand „entgiften“
Wer auf eine neue digitale Plattform umzieht braucht eine detaillierte Planung, die alle spezifischen Abhängigkeiten berücksichtigt. „Eine allgemeingültige Vorgehensweise für die Transformation gibt es nicht. Die Vorgehensweise ist sehr individuell und ergibt sich aus den Ergebnissen der Analyse.“, sagt Strotmann. Was aber oft notwendig wird: Das „De-Toxing“ – also Entgiften, bestehender Daten und Systeme. Das Wort macht deutlich, um was es geht: Komplexe Individuallösungen und Sonderfälle in der bisherigen Datenhaltung auflösen. Die Natuvion Spezialisten identifizieren welche Daten für den Umzug relevant sind und welche nicht. Was soll, muss, darf mitgenommen, archiviert oder gelöscht werden. Letztlich ist die Reduktion der Komplexität von Prozessen und Daten der entscheidende Faktor für den Erfolg beim Umzug auf die powercloud.
„Und dann packen wir erste Kisten für den Umzug. Natürlich abhängig davon, welche Geschäftstätigkeiten auf der powercloud ausgeführt werden sollen! Natürlich verstehen wir Mengen und Werte nach der Analyse und dem De-Toxing besser. Es entsteht eine Business-Sicht auf die Daten und das Zielbild für die zukünftige IT-Anwendungslandschaft.“ erläutert Strotmann den Prozess. Das klingt einfacher als es ist. So umfasst die Marktrolle „Lieferant“ beispielsweise mehrere Sparten, Produkte, Vertragsarten und Messkonzepte, die sich in den Daten abbilden. Es kommt also auf spezifisches Know-how an, um diese Bedingungen und Strukturen zu verstehen und sie auf die Datencluster zu übertragen. Für die Experten von Natuvion kein Problem: Das Unternehmen hat bereits mehr als vier Millionen Zählpunkte auf die powercloud übertragen.
2. Das Zielbild der IT-Anwendungslandschaft schafft Orientierung
Mit dem Umzug auf powercloud wird ein wesentlicher Teil der bestehenden IT-Anwendungslandschaft ersetzt. „Wir entkernen den energiewirtschaftlichen Maschinenraum komplett“, erklärt Marco Beicht, „natürlich müssen dann auch bisher etablierte Schnittstellen und Systeme angepasst und verändert werden. Das ist der einzige Weg das volle Potential und die gewünschte Kostenoptimierung zu realisieren“.
Die Umzugsexperten der Natuvion unterstützen bei der Entwicklung des Gesamtbildes der zukünftigen IT-Anwendungslandschaft. „Ein solches Big Picture ist wie ein detaillierter Grundriss Deines neuen Hauses“, sagt Holger Strotmann, „jeder am Umzug Beteiligte muss sofort erkennen können, wo und wie zukünftig die Daten und Prozesse in der Zielplattform abgebildet sind“.
3. Altsysteme abschalten
Ein Umzug ist immer nur als Gesamtprojekt erfolgreich. Dazu gehört auch: Was passiert mit den Altsystemen. Können sie abgeschaltet werden? Alte Systeme, die weiterhin Zugriff auf Prozesse und Daten ermöglichen, erhöhten die Betriebskosten und sind ein Problem für die Sicherheit. „Deshalb ist es wichtig, den Abschalttermin der Altsysteme direkt zu Beginn der Umzugsplanung festzulegen“, empfiehlt Holger Strotmann. Die Experten der Natuvion stellen hierfür mit dem Natuvion Intelligent Data Store eine leistungsstarke Lösung zur „Altdaten-Konservierung“ zur Verfügung. Der Vorteil: Deine alten Systeme sind rechtskonform stillgelegt und trotzdem hast Du Zugriff auf Deine Daten für fachliche Recherchen.
4. Ein Schritt nach dem anderen – die Transformationsplanung!
„Nur im Zusammenspiel sämtlicher Aktivitäten entsteht der Erfolg. Immerhin geht es um sehr viele Details“, erklärt Strotmann. Dafür bedarf es einer detaillierten Planung der einzelnen Transitionsphasen und der darin notwendigen Hauptaufgaben für den digitalen Umzug. Neben der Planung von bekannten Schritten wie Plattform-Entwicklung, Datenmigration, Prozess- und Integrationstests, ist auch die Ermittlung des Veränderungsbedarfs und der Risiken wichtig. „Sehr gute Erfahrungen haben wir mit sogenannten „Quality-Gates“ gemacht. Lege zu Beginn der Transformation fest, wie und an welchen Zeitpunkten Du die Qualität des laufenden Umzugs messen willst. Das sorgt für Fokussierung in der Transformation“, empfiehlt Holger Strotmann. Auch die Einbindung von Wirtschaftsprüfern sollte rechtzeitig erfolgen.
5. Kosten und Ressourcen aktiv steuern
Ein digitaler Umzug bedeutet viel Arbeit und Zeit. Deswegen muss der notwendige Ressourcenbedarf für die Transition und den Parallelbetrieb der bestehenden Landschaft transparent ermittelt werden. „Ein klarer Blick auf den Bedarf an Ressourcen, verfügbaren Skills und vorhandenen Kopfmonopolen ist die Grundlage für erfolgreiche Teamarbeit“.
Der Umzug allein schafft nicht die notwendige Kostenreduktion bei den Prozessen. Dafür muss auch an der Komplexitätsreduktion und der Veränderung der Arbeitsabläufe gearbeitet werden. Die Transformationsexperten der Natuvion empfehlen: „Schaffe Dir zu Beginn der Transformation einen konkreten Überblick zu Deinen Prozesskosten-Treibern, ermittle die Reduktions-Potentiale und setze diese konsequent um“.
6. Unterschätze die Transformation der Organisation nicht
Abschließend ist ein Blick auf die Transformation der Organisation interessant. Eine neue Plattform braucht zwingend eingearbeitete Mitarbeiter/innen und externe Dienstleister mit passendem Know-how. „Aus diesem Grund ist der Change-Prozess ein integraler Bestandteil unserer Planungen“, ist Strotmann wichtig zu erwähnen. IT-Mitarbeiter bekommen dazu eine zusätzliche Aufgabe. Sie sind phasenweise nicht nur Anwendungsentwickler sondern auch Integrationsspezialisten. Zudem werden Mitarbeiter in der IT benötigt die Dienstleister effektiv steuern. Auch müssen externe Sourcing-Strategien überarbeitet und bestehende IT-Rahmenverträge angepasst werden.
Letztlich wird also nichts dem Zufall überlassen. Und das heißt: Unmittelbar nach dem Umzug der Daten kann die Arbeit mit der powercloud beginnen.
